Todo sobre el teletrabajo

Cómo prepararse para el teletrabajo

Las empresas están tratando de hacer frente a la propagación del coronavirus permitiendo o aconsejando a sus empleados que trabajen desde casa, si es posible.

Si bien es prudente desde una perspectiva de salud pública, esto crea una pesadilla de seguridad para los departamentos corporativos de tecnología de la información.

Veamos a continuación que ventajas e inconvenientes tiene el teletrabajo y como prepararse para él

Ventajas del teletrabajo

Las ventajas del trabajo remoto son obvias pero importantes. Incluyen:

  • Sin distracciones de los compañeros de trabajo. Probablemente esté familiarizado con esos compañeros de trabajo que tienden a pasar por su oficina para charlar justo cuando está más ocupado. Incluso hay ambientes de trabajo tóxicos que debemos combatir. Ya sea que su colega venga con buenas intenciones o sea descortés, sigue siendo una distracción. El teletrabajo le permite escapar del estruendo de la oficina y concentrarse en el trabajo que tiene entre manos, lo que aumenta su productividad y probablemente le genera menos dolores de cabeza.
  • No hay viajes diarios. Los datos de la Oficina del Censo de diversas encuestas sobre la movilidad laboral, muestran que pasamos un promedio de 27,1 minutos en desplazamientos diarios de ida y vuelta al trabajo, por un total de más de 200 horas, casi nueve días en total cada año en desplazamientos diarios. A algunas personas les gusta ese momento en el que estamos en el coche o en el trasporte público de camino al trabajo, o al menos saben cómo maximizar el tiempo de viaje, pero no hay duda de que el teletrabajo le ahorra mucho tiempo, dinero en gasolina y desgaste de su automóvil.
  • Flexibilidad. Quizás le guste hacer ejercicio durante la hora del almuerzo en lugar de antes o después del trabajo. Tal vez desee poder tirar una carga de ropa en la secadora o descargar el lavaplatos mientras escucha una llamada de conferencia. No hay duda de que el teletrabajo le brinda la flexibilidad para realizar todo, desde recados personales rápidos hasta tareas semanales de limpieza del hogar en los breves descansos.
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Contras del teletrabajo

No todos los inconvenientes del teletrabajo son un problema para todo el mundo. Sin embargo, vale la pena saber a qué podría enfrentarse mientras se prepara para la transición al teletrabajo.

Aislamiento y Soledad. Si bien trabajar en una oficina a veces puede brindar demasiadas oportunidades de distracción, la otra cara es que trabajar desde casa puede ofrecer muy poca interacción social.

Comunicación. A pesar de la proliferación de formas de mantenerse conectado con la tecnología, la comunicación con compañeros de trabajo y supervisores aún puede ser un desafío para los teletrabajadores. Si no está en la oficina con gente, puede ser difícil tener el tipo de interacciones casuales que construyen relaciones comerciales. La lluvia de ideas mediante conferencias telefónicas y la celebración de reuniones de equipo por video también puede llevar un tiempo para acostumbrarse, especialmente si no está familiarizado con la tecnología.

Oportunidades perdidas. Además de sentirse solo y tener que trabajar más duro para mantenerse en contacto con sus colegas, algunas personas que trabajan a distancia son víctimas de un problema de “fuera de la vista, fuera de la mente” cuando se trata de promociones, oportunidades de trabajar en proyectos y desarrollo profesional de los empleados. Incluso si las personas que toman estas decisiones no tienen la intención de aislar a los teletrabajadores, esto puede suceder.

Demasiada autonomía. La mayoría de nosotros necesitamos algo de autonomía para hacer bien nuestro trabajo. Sin embargo, el trabajo remoto puede implicar demasiada. Cuando no hay un jefe o una oficina a la que acudir, nosotros somos los responsables de mantenernos motivados y es fácil caer en la trampa de trabajar durante el tiempo familiar (o realizar tareas personales durante el tiempo laboral).

Qué hacer para prepararse para el teletrabajo

 

Una vez que haya superado todos los beneficios e inconvenientes y haya considerado cómo puede afrontar el trabajo de forma remota, también hay cuestiones logísticas a considerar. Desde su espacio de trabajo físico hasta la administración de su flujo de trabajo, hay algunas cosas que necesita tener en cuenta antes de dejar la oficina.

Necesidades físicas

Muchos de nosotros tenemos experiencia trabajando en computadoras portátiles y podemos conectarnos a puntos de acceso móviles o Wi-Fi desde cualquier lugar con facilidad. Sin embargo, todavía es necesario pensar en todas las necesidades físicas del teletrabajo. Planificar con anticipación puede ayudar a minimizar el estrés de sus nuevas circunstancias y reducir la cantidad de distracciones.

  1. Espacio

Trabajar desde casa requiere un espacio dedicado que esté separado del resto de las actividades que realiza en casa, como cocinar, pasar el rato con su familia y relajarse. Incluso si no tiene los metros cuadrados para dedicar una habitación completa a una oficina en casa, descubra cómo hacer un espacio que le transmita a usted, y al resto de su familia, que mientras está allí, está en trabajo. Puede ser cualquier cosa, desde un armario bajo, hasta un rincón de su sala de estar que tenga un escritorio, una silla y un monitor. Sea lo que sea, tener un espacio de trabajo fijo ayuda a delimitar la frontera entre el trabajo y la vida personal.

No gaste demasiado tratando de crear una gran oficina que se parezca a la del trabajo. Hay muchas formas de equipar su oficina en casa con un presupuesto limitado.

Si trabajar desde su oficina en casa a tiempo completo no es lo más adecuado para usted, muchas empresas ofrecen espacios de trabajo flexibles para autónomos, trabajadores remotos y empresas emergentes para alquilar un escritorio, cubículo o espacio de oficina en general en un edificio más grande. A menudo llamados espacios de coworking, son ideales para aquellos que buscan escapar del aislamiento del trabajo desde casa o que necesitan más recursos de los que puede proporcionar una cafetería.

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2.- Acceso a Internet de alta velocidad

No hay forma de evitarlo. Necesita acceso a Internet de alta velocidad para trabajar a distancia. Si aún no tiene una conexión de alta velocidad en casa, es hora de contratarla. Robar el Wi-Fi de su vecino o confiar en un punto de acceso móvil a través de su teléfono móvil no es suficiente.

3.- Tecnología

Asegúrese de tener toda la tecnología que necesita para trabajar a distancia con éxito. Además de una computadora, es posible que también necesite un teléfono móvil , un monitor, altavoces de calidad y un micrófono o un auricular para conferencias y videollamadas.

Si su empresa le proporciona una computadora, trabaje con su departamento de informática para configurar todo y solucionar cualquier problema antes de salir de la oficina. Una vez que esté trabajando de forma remota, no puede simplemente llamar a TI para que vaya a su casa. Por lo tanto, asegúrese de tener un protocolo para obtener soporte técnico una vez que esté trabajando de forma remota.

El departamento de TI también puede guiarlo a través de los procedimientos para realizar copias de seguridad de sus archivos o trabajar en un servidor externo y configurar medidas de seguridad. Si hay sitios web o software que requieren un inicio de sesión seguro, asegúrese de tenerlos configurados con anticipación también.

4.- Suministros diversos

Más allá del hardware y software, puede haber otros suministros necesarios para trabajar desde casa. Por ejemplo, si necesita enviar algo por correo o enviar productos o materiales a un cliente, ¿cómo va a procesar ese pedido? ¿Tiene suministro de papel de impresora? Piense si necesita una impresora, un escáner y una fotocopiadora o si puede dejar de usar papel. ¿Quién es responsable de pagar estos gastos: usted o su empresa? ¿Te reembolsarán los gastos o tienes tarjeta de empresa?

Asegurarse de tener un plan por escrito para varios imprevistos ayuda a que la transición al trabajo remoto sea mucho más sencilla.

Consideraciones emocionales

Una vez que haya configurado su espacio de trabajo físico, es hora de centrar su atención en las consideraciones emocionales del teletrabajo. Si bien muchos solo piensan en los aspectos positivos de trabajar de forma remota,  es vital que no ignore las diferencias psicológicas y emocionales.

5.- Soledad

Los sentimientos de aislamiento y soledad son los problemas más comunes que tienen las personas con el trabajo a distancia. Tenga un plan para combatirlos.

Incluso si le gusta sentarse en su oficina en el trabajo tranquilamente trabajando en un proyecto, probablemente esté acostumbrado a escuchar a otras personas cercanas y a ver a sus compañeros de trabajo cuando se aleja de su escritorio. Sabiendo que no tendrá estos encuentros casuales en casa, piense en cómo puede incorporarlos a su rutina diaria.

Para algunos, eso es tan simple como hacer planes para el almuerzo unos días a la semana o trabajar en una cafetería o en la biblioteca pública en lugar de en casa. Incluso puede hacer recados a la hora del almuerzo para salir de la casa y ver a otras personas durante el día.

6.- Establecer límites

Otra queja común de los trabajadores remotos es la lucha por imponer límites entre el trabajo y el hogar. Puede ser difícil desconectar el cerebro al final del día y dejar de trabajar. Hay varias formas de combatir este problema, como:

  • Dejar de trabajar a una hora específica todos los días como lo haría cuando trabaja en una oficina
  • Apagar físicamente su computadora
  • Decirte a ti mismo en voz alta: “Ya terminé con el trabajo del día”, para ayudarte a tener esa separación mental.
  • Ponerse ropa de trabajo todas las mañanas y luego ponerse un traje de ocio cuando termina la jornada laboral.

Y si eres padre, trabajar desde casa cuando tienes hijos requiere algunas tácticas adicionales. Averigua qué funciona para ti y apégate a ello.

7.- Distracciones

Al igual que hay distracciones en un entorno de oficina, existen distracciones cuando se trabaja en casa. Probablemente serán diferentes tipos de distracciones: ir a la nevera, tu hijo te llama o la tentación de mirar el móvil cuando debería estar trabajando. Asegúrese de no ser víctima de todas las distracciones que conlleva trabajar desde casa.

8.- Motivación

Para teletrabajar con éxito, es fundamental tener una reserva de automotivación. Debe tener el disco interno para trabajar, incluso cuando prefiere tomar una siesta o mirar televisión.

Para mantenerse motivado, identifique lo que lo impulsa y concéntrese en eso cuando sienta la necesidad de relajarse. Si su familia depende de su cheque de pago, coloque una foto de ellos en un marco en algún lugar donde pueda verlo como una forma de recordar para qué está metido en esto. Si se apresura a pagar sus préstamos estudiantiles, pegue una nota adhesiva con su saldo pendiente en el monitor de su computadora. Sea lo que sea lo que te motiva, mantén esos recordatorios al frente y al centro para ayudarte a concentrarte en la tarea.

9.- Responsabilidad

No quiere que sus compañeros de trabajo y su jefe piensen que está holgazaneando solo porque no pueden verlo. Una de las mejores formas de contrarrestar este problema de manera proactiva es establecer un sistema de rendición de cuentas. Las aplicaciones de administración de tareas como Airtable permiten a su jefe y compañeros de trabajo realizar un seguimiento de su progreso en los proyectos, y una aplicación de seguimiento del tiempo como Toggl puede ayudarlo a ver exactamente en qué está gastando su tiempo y priorizar sus tareas.

Si prefiere ir por la ruta de la baja tecnología, simplemente enviar un correo electrónico a su equipo con algunas viñetas que describan lo que ha hecho cada semana podría funcionar. Cualquiera que sea la estrategia que elija, una buena comunicación es fundamental para la responsabilidad.

10.- Colaboración

Estar fuera de la vista ya no significa que tenga que estar fuera de la mente de las personas con las que trabaja y colabora con regularidad.

Si desea una manera fácil de comunicarse de manera informal con sus compañeros de trabajo, puede usar una aplicación gratuita como Slack o Flowdock. Si está buscando un chat de video, Zoom puede ayudarlo. Si solo necesita mantener a todos en la misma página virtualmente, Trello es una buena opción. Mire todo el software de colaboración gratuito que existe y descubra qué funciona mejor para usted y sus colegas.

Otra Logística

Además de la preparación física y emocional para trabajar desde casa, hay algunas cosas más en las que pensar antes de dar el paso.

12.- Oportunidades de desarrollo profesional y networking

Incluso cuando trabaje de forma remota, es vital para sus perspectivas profesionales que aproveche las oportunidades de desarrollo profesional y networking. Sin embargo, a veces es más difícil encontrar estas oportunidades cuando no estás en la oficina para escuchar sobre conferencias o happy hours para establecer contactos.

Para mantenerse informado, sea proactivo. Regístrese para recibir listas de distribución de correo y boletines informativos, y ponga recordatorios en su calendario para comunicarse con sus colegas y no perder estas oportunidades cuando aparezcan.

13.- Establecimiento de controles regulares

A medida que desarrolle todos los puntos necesarios para enrolarse en el teletrabajo, recuerde establecer controles regulares con su empleador, ya sea una llamada telefónica semanal con su jefe, un almuerzo mensual con sus compañeros de trabajo, una visita trimestral a la oficina central durante un día de trabajo. reuniones, o las tres.

No los deje abiertos. Hágalos regulares, programados y medibles. Tenerlos en el calendario de todos ayuda a gestionar las expectativas y a garantizar que todos estén en sintonía. Si descubre que ha programado más de lo que puede abarcar, puede realizar ajustes.

Conclusiones

El teletrabajo está lleno de beneficios tanto para empleadores como para empleados. Puede evitar costosos gastos de transporte, hacer más cosas y pasar más tiempo con su familia. Una vez que haya sopesado las ventajas y desventajas del teletrabajo y esté preparado física y mentalmente, puede dar el paso con confianza y trabajar desde casa.

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